Gestione Pratica Del Tempo

| 19/04/2019 | 0 Comments

Qui ci sonGestione Pratica Del Tempoo tecniche pratiche e facili da applicare che ti aiuteranno. Una volta completata la fase analitica iniziale, le tecniche descritte qui sono semplici e possono essere applicate su base giornaliera, settimanale e mensile, come una routine.

Settimana di preparazione: il primo passo è il più dispendioso in termini di tempo, si tratta di analizzare la situazione attuale. Per stabilire in quali condizioni la tua gestione del tempo è in questo momento, dovrai completare almeno una settimana, forse due, di preparazione. Dovrai anche prendere nota di tutte le attività che avvengono su base mensile, come ad esempio riunioni di team o revisioni del budget.

Registrazione dell’attività: per almeno una settimana, su base giornaliera, è necessario tenere un registro dettagliato, un diario o un registro delle attività in cui si è coinvolti e quanto tempo si spende su ciascuno di esse. Siate il più dettagliati possibile, in modo che possiate analizzare bene le vostre attività.

Gli esperti nel campo della gestione del tempo consigliano di suddividere la giornata in periodi di almeno 15 minuti e, per periodi molto intensi, anche periodi più brevi di 5 o 10 minuti. Ad esempio, per i primi 30 minuti dopo l’inizio del lavoro al mattino, non limitarti a scrivere dalle 8.30 alle 9.00. Iniziare a lavorare, aprire e-mail, parlare con i colleghi, è necessario suddividerlo in almeno tre periodi di 10 minuti.

Se hai scelto una settimana insolita, ad esempio quando sei assente al lavoro o in un corso di formazione, completa il registro per i giorni mancanti, la settimana successiva. Sii accurato. Usa un quaderno o un diario usando un foglio per ogni giorno. Portalo con te ovunque, o per lo meno, completalo ogni volta che torni al lavoro. Se ti aiuta, chiedi il supporto dei tuoi colleghi e chiedi loro di ricordarti che dovresti registrare diligentemente le tue attività.

Analizzando la tua attività: alla fine di questo periodo dovrai analizzare attentamente questi resoconti. L’obiettivo principale è identificare attività ed eventi negativi. Queste includeranno attività nelle quali non dovresti essere coinvolto o delegare attività su cui perdi troppo tempo, attività improduttive e eventi che sono dirompenti o improduttivi.

Alcune delle attività che identificate qui saranno uniche per la tua situazione, ma alcune saranno comuni alla maggior parte dei professionisti, come l’interruzione inappropriata da parte di colleghi, le telefonate rivolte ad altri, la partecipazione a riunioni che non sono rilevanti per te, navigare su Internet, concentrarsi su compiti a bassa priorità anziché su quelli più importanti, ma più difficili.

Tuttavia, è anche importante identificare le attività e gli eventi positivi, in modo da poter considerare quanto è appropriato il tempo che stai attualmente assegnando a questi. Gli esempi possono essere quanto tempo si sta spendendo per supportare, o istruire, i membri del proprio team, o quanto tempo si sta dedicando alla costruzione e al mantenimento delle relazioni con gli altri, o quanto tempo si sta spendendo per affrontare i problemi di gestione della qualità. Con un’immagine chiara di come stai spendendo il tuo tempo, puoi quindi passare al passaggio successivo.

Parla con gli stakeholder: questi sono i colleghi, i team, i manager, forse i fornitori, forse i clienti, che hanno un interesse legittimo sul modo in cui lavori. Potrebbe anche essere necessario organizzare una discussione con le persone chiave, prima di intraprendere i seguenti passi successivi.

Elenco delle tue responsabilità: separatamente dall’attività di registrazione, dovresti dedicare del tempo a rivedere la descrizione del tuo lavoro, se è attuale e aggiornata, con il tuo manager di linea se ha bisogno di una revisione formale. Lo scopo di questo è chiarire qual è il tuo ruolo e quali sono le tue responsabilità formali.

Spesso, a causa della cattiva gestione del tempo e dei problemi che questo crea, il ruolo e le responsabilità sono lasciati andare alla deriva, al punto che l’individuo non sta svolgendo le attività a cui è destinato. Un quadro chiaro di ciò che il ruolo e le responsabilità sono è essenziale alla costruzione di una solida base su cui pianificare il nuovo approccio alla gestione del tempo.

Elenco dei tuoi obiettivi: questa è un’altra parte essenziale della costruzione delle fondamenta come professionista, manager o specialista, avrai obiettivi aziendali e di livello operativo a cui la tua attività intende contribuire. Parallelamente, avrai prestazioni lavorative personali e obiettivi di sviluppo personale a cui dovresti lavorare. L’identificazione e la revisione di questi ti consentiranno di chiarirli e prenderli in considerazione quando pianifichi le modifiche che farai.

Eliminazione o riduzione delle attività non necessarie: con le informazioni raccolte e prese in considerazione, è giunto il momento di intervenire. In termini semplici ciò significa identificare quelle attività, eventi e periodi di tempo, che non contribuiscono a soddisfare il tuo ruolo e le tue responsabilità, e non ti aiutano a contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali e operativi, né i tuoi obiettivi personali.

Nei tuoi piani d’azione e nelle tue liste giornaliere, settimanali, mensili (che discuteremo di seguito) devi quindi assicurarti di non continuare a sprecare tempo e sforzi in nessuna di queste attività negative e improduttive.

Assegnazione di priorità alle attività: potrebbe essere necessario parlare con il proprio team e/o con il proprio manager di linea, eventualmente con fornitori e clienti interni o esterni, per chiarire e confermare quali dovrebbero essere le vostre priorità. Questa potrebbe essere un’opportunità per discutere come delegare alcuni compiti ad altri, forse semplicemente perché non dovresti farli in primo luogo, o magari per aiutare un membro del team ad apprendere nuove competenze.

L’obiettivo è quello di avere un’immagine chiara di quali sono i compiti e gli eventi ad alta, media e bassa priorità. È quindi possibile assegnare un orario del giorno, della settimana o del mese appropriato per lavorare su questi e un periodo di tempo appropriato che garantisce che sarà possibile completarli correttamente.

Preparazione degli elenchi di azioni: a volte chiamati elenchi delle attività. Questa è un’attività relativamente semplice, in cui si esaminano i compiti e gli eventi del giorno, della settimana e del mese seguenti, e si elencano le attività che intendi svolgere, e quando e per quanto tempo lavorerai su di loro. Ovviamente, dovrai verificare continuamente che queste attività coincidano con il tuo ruolo, le tue responsabilità e i tuoi obiettivi.

Iniziare Ogni Giorno: in realtà, questo può significare agire alla fine del giorno precedente, il tuo ultimo compito della giornata è quello di pianificare le tue attività specifiche, facendo una lista delle cose da fare, con tempi e priorità, per il giorno successivo. Quindi, all’inizio del lavoro il giorno successivo avrai un piano d’azione che ti aspetta.

Con il procedere della giornata, dovresti rivedere i tuoi progressi ad intervalli e apportare modifiche laddove necessario. Quindi, alla fine della giornata, redigi il piano d’azione, la lista, per il giorno successivo.

Costruire nei momenti di pausa: non cadere nella trappola di cercare di lavorare continuamente, tutto il giorno senza fermarsi, lavorando a tutte le pause, e peggio, senza fare una pausa pranzo. Le prove schiaccianti dimostrano che dobbiamo fare delle pause e che senza di esse le nostre prestazioni si deteriorano drammaticamente.

Dovresti fare almeno una breve pausa a metà mattina, un minimo di 30 minuti all’ora di pranzo e una breve pausa nel pomeriggio. La tua organizzazione dovrebbe incoraggiarti a prendere queste pause, come richiesto dalla legislazione sulla salute e sicurezza sul lavoro.

Iniziare ogni nuova settimana: prova ad adottare lo stesso approccio con la pianificazione giornaliera. Alla fine dell’ultimo giorno della settimana lavorativa, redigi un piano d’azione per la settimana successiva, o almeno per il primo giorno in dettaglio e il resto della settimana a grandi linee.

Iniziare ogni nuovo mese: di nuovo, adottare lo stesso approccio della pianificazione settimanale. Durante l’ultima settimana del calendario, prepara il tuo piano d’azione per il mese successivo.

Pianificazione strategica: parallelamente alla pianificazione giornaliera, settimanale e mensile, è necessario disporre anche di un piano di base incentrato sugli obiettivi a medio e lungo termine. Questi possono essere obiettivi di rendimento sul posto di lavoro, come i risultati finanziari di fine anno, ma dovrebbero anche includere obiettivi più piccoli, ma ugualmente importanti, come lo sviluppo di individui e team (senza dimenticare i propri obiettivi personali di sviluppo).

Possono anche includere obiettivi come il miglioramento delle condizioni di lavoro o delle relazioni, ad esempio tra reparti o fornitori. Questi piani a lungo termine dovrebbero essere riferiti e i progressi riesaminati, almeno su base mensile.

In sintesi: senza un approccio strutturato alla gestione del tuo tempo, è inevitabile che ti imbatti in difficoltà, perdi scadenze importanti, non presti sufficiente attenzione alla tua carriera e allo sviluppo personale, non si occupi pienamente delle esigenze dei membri del tuo team, permetti agli altri di dirti come impiegarei il tuo tempo al lavoro.

Il risultato è che il lavoro diventerà un peso e le prestazioni si deterioreranno. Inoltre, glo altri lo noteranno e la tua performance sarà giudicata negativamente. Seguendo i passaggi semplici e pratici descritti qui, prenderai il controllo del tempo che trascorri al lavoro e delle attività che svolgi.

Una volta applicate costantemente queste tecniche per un mese o due, diventeranno un’abitudine, assorbita senza problemi nella vita lavorativa quotidiana. Scoprirai di avere meno conflitti, meno problemi e che riuscirai a rispettare la maggior parte delle tue scadenze e obiettivi. Gestirai il tuo tempo in modo efficace.

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Category: Soldi

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